Vous avez droit à un revenu pour chaque service fourni, et c’est votre système de facturation qui permet de l’obtenir. L’apprentissage en début de carrière des rouages d’une facturation efficace n’est pas simplement une corvée administrative. La maîtrise des principes de la facturation est l’un des outils les plus importants à votre disposition pour éviter de gaspiller du temps et pour protéger vos revenus et votre tranquillité d’esprit.
Si votre facturation est efficace, le nombre de réclamations rejetées sera minime, les paiements vous seront versés plus rapidement et vous perdrez moins de temps à corriger et à contre-corriger vos réclamations. Les systèmes et les codes varient d’une province à l’autre, mais le processus fondamental reste le même partout au Canada : vous rendez un service, vous présentez une réclamation au moyen de votre logiciel de facturation et vous recevez ensuite un paiement.
Ça peut paraître simple, mais il faut quand même avoir le souci du détail. Les erreurs évitables et les systèmes désordonnés peuvent vous faire perdre de l’argent. Ne vous laissez pas prendre au piège. Voyez comment bien faire les choses, dès le premier jour.
Connaître ses codes par cœur
Le barème des honoraires de votre province est votre guide de facturation. Les codes de facturation correspondent à des services précis et déterminent le montant des honoraires que vous toucherez. Apprenez-les par cœur pour éviter les erreurs courantes – et coûteuses – comme :
- l’utilisation du mauvais code pour le service fourni;
- l’utilisation du mauvais code pour le diagnostic, le genre ou l’âge de la personne bénéficiaire;
- l’absence de coefficients clés (lieu, heure, spécialisation, etc.);
- la facturation de services qui n’ont pas de code provincial (billet médical, transport, etc.).
Astuce : Faites-vous un aide-mémoire personnel des codes les plus courants, par spécialisation, pour accélérer la saisie des données et réduire les risques d’erreur.
Le guide de facturation pour le Nouveau-Brunswick se trouve ici : Manuel des Médecins
Éviter les erreurs courantes (et les risques de rejet)
Même les plus petites erreurs peuvent entraîner un rejet et retarder le paiement d’une facture. Faites attention à celles-ci :
- absence de médecin traitant pour les consultations;
- absence de date d’hospitalisation, le cas échéant;
- erreur ou absence de code d’établissement ou de service;
- numéro de carte santé expiré ou incorrect;
- facturation pour des personnes non assurées (visites hors province, cartes expirées, services à option ou virtuels non couverts, etc.).
Vous pourriez avoir envie de déléguer la facturation à un commis. Vous pourriez gagner du temps, mais n’oubliez pas que les commis ne font que saisir des données et ne connaissent pas tout le contexte clinique comme vous. Certains détails, par exemple en lien avec les primes de fin de semaine, les coefficients de temps ou l’exactitude du diagnostic, peuvent échapper aux personnes qui n’étaient pas dans la pièce avec vous.
De même, certains codes s’accompagnent de restrictions temporelles, comme dans le cas des examens complets (aux 360 jours) ou des injections de Botox (aux 90 jours), pour lesquels on doit noter au dossier les dates de début et de fin. Si votre calendrier n’est pas lié à votre logiciel de facturation, ce type d’erreur peut passer inaperçu à l’étape de la prise de rendez-vous.
Astuce : Utilisez un logiciel de facturation « intelligent » qui repère automatiquement les conflits potentiels et les données manquantes.
Regrouper en lot les factures semblables
Pour les services comme le dépistage ou la vaccination, plusieurs factures peuvent souvent être traitées en lot, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps, surtout dans les cliniques de proximité ou de santé publique.
Évitez toutefois de surutiliser cette stratégie. Chaque rendez-vous doit correspondre aux critères du code.
Travailler en équipe
En médecine de groupe ou dans le contexte hospitalier, il arrive qu’une facture soit produite en double quand vous êtes plusieurs à traiter la même personne. Par exemple, quelqu’un s’en occupe le matin, et quelqu’un d’autre en après-midi. À moins qu’un service distinct ait été fourni au deuxième rendez-vous, la facture pourrait être rejetée.
Évitez les rejets en vérifiant le dossier médical électronique ou en discutant rapidement avec votre équipe pour faire concorder vos factures et documents. Une conversation de deux minutes peut vous sauver des heures en gestion de factures rejetées.
Savoir ce qui peut être facturé
Certains services ne sont pas couverts par le régime provincial d’assurance maladie et doivent être facturés directement à la personne bénéficiaire. Les ententes de facturation réciproques entre provinces couvrent la plupart des soins, mais certaines exceptions s’appliquent :
- Les services à option, comme les examens de routine ou les consultations virtuelles, ne sont parfois pas couverts.
- Parmi les services non assurés, on compte les interventions cosmétiques, le renouvellement de prescriptions sans rendez-vous, les formulaires de tiers et les vaccins de voyage.
Astuce : Affichez une liste des services non assurés bien en vue dans votre clinique ou sur votre site Web pour prévenir vos patients et éviter les conversations difficiles au moment du paiement.
Partir du bon pied
Apprenez à bien gérer vos factures vous sauvera temps et argent. Même la plus petite erreur peut vous coûter cher :
- Disons que vous facturez 1 000 $ par jour
- Un écart de 1 % équivaut à 10 $ par jour, 50 $ par semaine
- Total de 200 $ par mois et 2 400 $ par année
C’est l’équivalent d’une demi-semaine d’honoraires perdus chaque année, à cause d’erreurs évitables. Autrement dit, 40 $ par jour (pour un seul rendez-vous) totaliseront 10 000 $ à la fin de l’année, à peu près l’équivalent de deux semaines de vacances.
Ajouter la facturation à ses compétences cliniques
Aussi banale qu’elle puisse sembler, cette tâche fait partie des compétences professionnelles essentielles qui protègent vos revenus, vous évitent des pertes de temps et assurent le bon fonctionnement de votre clinique. Chaque bonne facture reflète les services déjà rendus, et chaque dollar non réclamé correspond à du temps et à de l’énergie que vous ne pourrez pas récupérer.
Prendre de bonnes habitudes dès vos débuts vous sauvera d’innombrables heures de travail, vous évitera du stress et vous laissera vous concentrer ce qui importe vraiment : les soins. En vous tenant au courant, en utilisant des outils intelligents et en prenant en charge le processus de facturation, vous assurerez la viabilité et la bonne gestion de votre clinique dès le premier jour.
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* « Conseiller MD » désigne un conseiller financier de Gestion MD limitée (au Québec, un conseiller en placement) ou un gestionnaire de portefeuille de Conseils en placement privés MD.
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