Le samedi 1er juin 2024, le Conseil d’administration de la Société médicale du Nouveau-Brunswick (SMNB) a reçu une présentation de la Dre Ann Collins, présidente du Comité d’examen de la gouvernance de la SMNB. Conformément au mandat confié au CEG, la Dre Collins a soumis au Conseil le rapport final du Comité, dans lequel se trouvaient soulignées dix recommandations distinctes pour l’amélioration de la gouvernance au sein du Conseil, des comités et de la structure de membres de la SMNB.
Le Conseil d’administration a en fin de compte approuvé le rapport final du CEG dans son intégralité et adopté une autre motion visant à soumettre le rapport et les recommandations aux membres, pour examen et ratification, lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) de la SMNB, qui aura lieu à l’automne 2024. L’appui du Conseil reflète son engagement à l’égard de l’amélioration continue de l’organisation et de la gouvernance stratégique, qui permettra aux médecins membres de diriger efficacement la SMNB dans sa défense des intérêts des médecins et des patients de la province.
Les recommandations formulées constituent l’aboutissement de plus de 18 mois de recherches, de réunions et de délibérations du CEG, ainsi que de contacts avec nos propres membres, d’autres associations médicales et des experts externes en matière de gouvernance. Les membres de la SMNB auront maintenant l’occasion d’examiner les changements proposés et d’y réfléchir pour enfin voter sur les règlements administratifs proposés, nécessaires à la modification de la structure de gouvernance existante.
Recommandation n° 1 : Modifier le moment de la tenue de l’assemblée générale annuelle (AGA)
Tenir l’AGA en mai-juin à compter de 2025
Afin d’améliorer la conformité, la transparence et la participation des membres, l’AGA de la SMNB, qui se tient traditionnellement en septembre-octobre, sera déplacée à mai-juin, moment qui cadre davantage avec la fin d’exercice de la Société, le 31 décembre. Il sera ainsi possible de rendre des comptes aux membres dans de meilleurs délais, et plus efficacement.
Recommandation n°2 : Simplifier les catégories de membres
Établir trois grandes catégories de membres
Aux fins de gouvernance, les 15 catégories de membres actuelles seront regroupées en 3 catégories seulement : membres réguliers (avec droit de vote), membres pré et post-carrière (participation sans droit de vote) et membres associés (sans droit de vote ni participation à la gouvernance). Ce changement simplifie la gouvernance et clarifie les droits de vote et de participation
Recommandation n° 3 : Adopter des politiques fiduciaires
Mettre en œuvre des politiques en matière de code de conduite, de conflits d’intérêts et d’inclusion, de diversité, d’équité et d’accessibilité (IDEA)
Trois nouvelles politiques — portant respectivement sur le code de conduite, les conflits d’intérêts et l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDEA) — seront adoptées pour établir officiellement les responsabilités fiduciaires et promouvoir une gouvernance inclusive et éthique.
Recommandation n°4 : Éliminer les observateurs au Conseil d’administration
Mettre un terme à la nomination d’observateurs
La pratique voulant que des observateurs sans droit de vote assistent aux réunions du Conseil d’administration sera délaissée en vue d’assurer la confidentialité, la responsabilité et la clarté des rôles au sein du Conseil. D’autres méthodes de mobilisation des membres et de communication avec eux seront explorées, de sorte que les voix importantes des étudiants en médecine, des résidents en médecine, de l’AMC et du Conseil des spécialistes de la SMNB demeurent directement entendues du Conseil d’administration de la SMNB.
Recommandation n° 5 : Éliminer les substituts au Conseil d’administration
Mettre un terme à la désignation de substituts
Les membres du Conseil d’administration ne pourront plus nommer de substituts pour voter en leur nom. Avec l’avènement des réunions virtuelles, des enregistrements et de la capacité de participation à distance, les substituts n’ont plus vraiment lieu d’être; ce changement fait en sorte que tous les membres du Conseil d’administration soient pleinement engagés, responsables de leur participation et pleinement informés dans leur prise de décision.
Recommandation n° 6 : Éliminer le Comité exécutif
Dissoudre le Comité exécutif
Le Comité exécutif, qui pouvait prendre des décisions au nom du Conseil d’administration entre les réunions de ce dernier, sera éliminé. Ce changement vise à mettre tous les membres du Conseil d’administration sur un pied d’égalité et à éviter une dynamique de « conseil au sein d’un conseil ».
Recommandation n° 7 : Réorganiser le bureau du conseil d’administration
Redéfinir la composition du bureau pour n’inclure que le président du Conseil, le président, le président sortant et le président désigné
Les rôles de trésorier et de simple membre seront supprimés. Les responsabilités de l’actuel trésorier seront transférées au futur président du Comité permanent des finances, de l’audit et de la gestion des risques. Cette rationalisation réduit la redondance et clarifie les rôles.
Recommandation n° 8 : Ajuster la composition du Conseil d’administration
Revoir la composition du Conseil en fonction des huit zones du Conseil de la santé du Nouveau-Brunswick
Le Conseil d’administration sera composé d’un membre de chacune des huit zones du Conseil de la santé du Nouveau-Brunswick, et des quatre membres du bureau; il en résultera une représentation régionale équilibrée reflétant la diversité des membres. Les sociétés médicales de district pourraient continuer de fonctionner comme elles l’ont toujours fait, sans toutefois constituer la base géographique pour la composition du Conseil.
Recommandation n° 9 : Adopter un nouveau cadre pour les comités
Mettre en place une nouvelle structure de comités
La SMNB restructurera ses comités pour réduire la redondance et améliorer la clarté. Six comités permanents seront ainsi créés : Gouvernance, Finances, audit et gestion des risques, Services aux membres, Questions économiques, Négociation et Défense des intérêts et mobilisation. D’autres sous-comités et groupes de travail rendront des comptes par l’intermédiaire de ces comités permanents ou du chef de la direction, de sorte que la voix des membres continue d’éclairer tous les travaux menés par la SMNB. Ce cadre offre aux membres 18 occasions concrètes – en plus du conseil d’administration – de s’engager pleinement et de contribuer à la prise de décisions de la SMNB.
Recommandation n°10 : Définir le mandat des comités
Établir un mandat clair pour les comités permanents
Des mandats détaillés guideront la mise en œuvre des six comités permanents proposés. Ces documents visent à fournir aux membres de l’information sur l’objet et l’intention de chacun des comités en question. Sous réserve de leur approbation future par le Conseil d’administration, les mandats garantiront la clarté de la portée, du mandat, de la composition, des responsabilités et des pouvoirs, conformément aux pratiques de gouvernance contemporaines.
Justification et avantages des recommandations
Les recommandations du CEG visent à moderniser et à rationaliser la gouvernance de la SMNB, ciblant les domaines d’amélioration potentiels tout en accroissant la capacité de l’organisation d’atteindre ses objectifs stratégiques. Ces changements, bien qu’ils n’aillent pas sans certains défis, s’imposent pour plusieurs raisons :
- Amélioration de la prise de décision : Des conseils et des comités plus petits et plus efficaces facilitent une meilleure participation, une communication plus claire et des décisions plus rapides.
- Amélioration de la responsabilisation et de la transparence : L’harmonisation des AGA avec l’exercice financier et la simplification des catégories de membres améliorent la clarté des rapports hiérarchiques et la transparence de la gouvernance.
- Engagement accru des membres : Par la réorganisation du Conseil d’administration et des comités, la SMNB fait en sorte que tous les membres du Conseil et des comités participent pleinement à ses importants travaux et assument la responsabilité de leurs décisions, ce qui favorisera une participation active.
- Inclusivité et normes éthiques : L’adoption de la politique en matière d’IDEA et d’autres politiques fiduciaires intègre la diversité, l’équité et les normes éthiques dans les pratiques de gouvernance fondamentales de l’organisation.
- Représentation équilibrée : En redéfinissant la composition du Conseil d’administration au moyen de critères de nomination clairement définis, l’organisation réaffirme sa détermination à refléter la diversité de ses membres, s’assurant que toutes les voix soient entendues et prises en compte dans le processus décisionnel.
Communication et consultation avec les membres
Reconnaissant l’importance de la communication et de la consultation, le CEG est demeuré en constante communication avec les membres de la SMNB et le conseil d’administration tout au long de ses travaux, notamment par un appel de candidatures au CEG ouvert à l’ensemble des membres, des mises à jour et des présentations au Conseil tout au long de 2023-2024, des communications directes avec les membres au moyen de lettres de la présidente et des présentations auxquelles ont assisté plus de 270 membres à l’occasion de cinq forums régionaux.
Une présentation sur l’examen de la gouvernance est prévue lors du Sommet des médecins, le 5 octobre, de 9 h 15 à 10 h 45, à l’hôtel Miramichi Rodd River à Miramichi.
Gestion du changement de gouvernance
Bien que les changements proposés puissent représenter, pour l’organisation un changement dans la façon dont la SMNB mène ses activités, le CEG et le Conseil d’administration de la Société estiment que les avantages à long terme l’emportent sur les défis inhérents. La SMNB a adopté une approche réfléchie et consultative, mobilisant les membres dans le cadre de forums et intégrant leurs commentaires à ses recommandations. Ce processus inclusif aide à atténuer les inconvénients potentiels et à faire en sorte que les changements soient bien fondés et largement appuyés.
Conclusion
L’approbation, par le Conseil d’administration de la SMNB, du rapport du CEG représente un engagement en faveur de l’excellence en matière de gouvernance. Les travaux du Comité ont été abordés avec une intention stratégique, guidés par des principes et renforcés par de multiples points de contact avec le Conseil d’administration et les membres de la SMNB.
Pour reprendre les mots de la présidente du CEG, la Dre Collins : « Il s’agit là d’un progrès… et non de la perfection ».
Au fil du temps, des modifications et des améliorations devront être apportées en continu, sous la direction d’un Comité de la gouvernance nouvellement créé. Le test ultime sera d’en arriver à une SMNB bien gouvernée, au sein de laquelle les membres définissent les orientations et apportent une contribution concrète, et où le personnel est en mesure de mettre à contribution toute son attention, ses talents et son engagement. Les changements proposés visent à positionner la SMNB pour un plus grand succès, favorisant un environnement d’innovation, de responsabilisation et d’inclusivité.
Les membres qui auraient des commentaires ou des questions sur l’une ou l’autre des recommandations susmentionnées sont invités à contacter Tim Ross, avocat général de la SMNB, à l’adresse suivante : tross@nbms.nb.ca.
Tim Ross, avocat général
